Se fossemos fazer uma wish list com os principais desejos dos empresários, com certeza sabemos quais estariam no TOP 5. Redução de custos, agilizar processos, ter credibilidade com os clientes, segurança do patrimônio e aumentar lucro. Acertamos? É natural que essas sejam preocupações dos empresários, pois são questões primordiais para a sustentabilidade dos negócios. Mas será que a gestão dos documentos também entraria na lista de desejos das empresas?
Você não precisa de um gênio da lâmpada
As cinco coisas que listamos acima podem ser alcançadas com uma gestão correta dos documentos, sem pedidos mágicos, apenas com planejamento e compromisso. A redução de custos e, consequentemente, o aumento do lucro se dá ao escolher um trabalho profissional. Faça as contas:
- quanto sua empresa gasta com locação de um espaço para arquivo?
- quanto custa um profissional destinado a digitalizar, organizar e guardar a papelada?
- como está seu custo com horas extras e profissionais deslocados para essa atividade quando poderiam estar dedicados à função que exercem?
É comum não colocar essas questões na balança. Optar por contratar um estagiário ou auxiliar, que não fará a atividade com a mesma expertise de uma empresa. Comprar um scanner, sendo que os adequados para esse trabalho custam a partir de R$ 5mil. E por fim, colocar os arquivos naquele quartinho dos fundos, o pior fim para um bem tão importante.
A digitalização por conta própria é uma possibilidade, mas que exige muito planejamento interno na empresa. Do contrário você só estará transferindo uma bagunça física para uma bagunça digital. Os problemas serão os mesmos de sempre: duplicidade, documentos importantes sendo descartados, arquivos digitais sem qualidade e ilegíveis, falta de rastreabilidade, perda de tempo e dinheiro.
Serviços Pontuais
Se a sua demanda for pontual, e um volume abaixo de 10 mil páginas, é comum que o projeto de digitalização fique com valores entre R$ 0,30–0,40/página a4/ofício, R$ 1,00–2,00/página para folhas encadernadas e R$ 15,00–25,00/folha para plantas de grandes formatos. Disponibilizamos uma calculadora online abaixo para ajudar neste tipo de demanda.
Locais de Digitalização
Caso opte pela Documentalize, você poderá ser atendido pelas nossas unidades abaixo:
- Porto Alegre/RS
- Florianópolis/SC
- Curitiba/PR
- São Paulo/SP
- Para outras Regiões consultar a viabilidade.
Simulação de Valores
Os valores para um projeto de digitalização variam de acordo com o tipo documental, volume de páginas e níveis de dificuldade de: preparação, nomeação e remontagem. Utilize nossa calculadora a seguir para ter uma prévia, e receba por email um pré-orçamento em PDF.
Quais tipos de documentos você precisa digitalizar?
Selecione todos que se aplicam.
Fatores que influenciam o preço da digitalização
O valor final de um projeto de digitalização depende de mais do que o número de páginas. Quatro variáveis mudam significativamente o orçamento:
- Tipo do acervo — folhas soltas A4 são as mais baratas; livros encadernados exigem scanners overhead sem prensar a lombada; plantas A0 pedem scanner de grande formato.
- Preparação — retirada de grampos, desamassamento, desencadernação e higienização podem representar 15% a 40% do custo em acervos antigos.
- Indexação — nomear cada arquivo por CPF, número de contrato ou matrícula acelera buscas futuras, mas exige leitura humana ou OCR estruturado.
- Logística — coleta com veículo próprio, digitalização em nossas unidades ou operação in company (levamos scanners até sua sede) têm custos distintos.
Prazos típicos por volume
Para dimensionamento, use estas faixas praticadas em projetos recentes:
- Até 10.000 páginas em folhas soltas: 3 a 5 dias úteis após a coleta.
- 10.000 a 100.000 páginas: 2 a 4 semanas, com cronograma quinzenal de coleta.
- Acima de 100.000 páginas: contrato mensal com SLA definido — nossa capacidade instalada é de até 100.000 páginas/dia entre as unidades.
Digitalizar internamente ou contratar bureau?
Comprar um scanner profissional (a partir de R$ 5 mil) e treinar a equipe faz sentido para volumes recorrentes acima de 500 mil páginas/ano. Para projetos pontuais ou volumes menores, o custo total (equipamento + hora-homem + retrabalho por qualidade insuficiente) costuma superar em 2 a 3 vezes o preço de um bureau especializado. Além disso, poucos projetos internos entregam PDF/A com assinatura ICP-Brasil, o que impede o descarte do papel original conforme o Decreto 10.278/2020.
Como esse preço se compara à guarda física?
Empresas que mantêm arquivo morto interno pagam entre R$ 3 e R$ 4,50 por caixa/mês em galpão próprio (com custo de aluguel embutido) ou R$ 1,50 a R$ 3,00 por caixa/mês em bureau terceirizado. Uma caixa média (7 kg / ~2.500 páginas) digitalizada uma única vez costuma custar o equivalente a 12–24 meses de guarda, com a vantagem de eliminar a dependência do papel para consultas rotineiras.
Perguntas frequentes sobre preço de digitalização
O preço inclui OCR e PDF/A?
Sim. Em projetos corporativos, OCR pesquisável e conversão para PDF/A já estão inclusos no preço-base. Assinatura digital ICP-Brasil A3 e indexação por múltiplos campos são serviços adicionais cotados por página.
Vocês atendem projetos pequenos, de menos de 1.000 páginas?
Sim, atendemos projetos pontuais em nossas unidades de Curitiba, São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis. Para volumes muito baixos (menos de 200 páginas) recomendamos levar o acervo até a unidade — evita o custo fixo de coleta.
É possível parcelar o pagamento?
Sim. Projetos acima de R$ 5.000 podem ser parcelados em boleto ou cartão. Para contratos recorrentes, faturamos mensalmente conforme o volume digitalizado.
Qual a diferença entre digitalização e escaneamento?
Tecnicamente são sinônimos. "Escanear" é o termo informal; "digitalizar" é o termo técnico usado pela legislação brasileira. Veja o comparativo completo.
Vocês atendem em outras cidades?
Sim. Além das unidades próprias, oferecemos digitalização in company em todo o Brasil. Veja também nossas páginas de São Paulo, Curitiba e Porto Alegre.